教学档案既是课程教学活动的记载,也是评价与考核任课教师开展教学活动的依据。为了加强教学档案建设工作,充分发挥教学档案在学院教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用,提高教学档案的质量和科学管理水平,逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化,根据《中华人民共和国档案法》等法律、法规;结合我院教学档案工作的实际,特制定本规范。
一、建档原则
教学档案的建立必须坚持完整性、真实性、准确性的原则。
1.完整性:即所有关于课程的教学内容应全部归档;
2.真实性:即课程的教学档案应是该学期真实教学情况的记载;
3.准确性:即教学内容及相关信息应准确无误。
二、建档范围
教学档案分为教学管理制度、教学研究、科学研究、实验室建设、实习实训基地建设、教学运行管理材料(包括校历、任课教师一览表、教学检查材料、教学质量管理材料等)、师资队伍管理材料、学生成绩管理材料等类,各类教学文件材料的归档范围和保管期限按以下标准执行。凡属应归档的教学文件材料必须按规定及时归档。
(一)、教务处教学档案归档范围
1.上级有关教学工作的指示、决定、规定、条例、通报、重要通知等:
2.本院关于教学工作的各种制度、办法、规定、条例、重要通知;
3.关于教学工作的规划、计划、总结、统计汇总表;
4.教学工作及教务处会议记录及大事记;
5.历年全院基础、专业课程试卷;
6.本院各专业人才培养方案、教学大纲、实践技能考核方案;
7.各学期课表、课程建设规划及执行情况;
8.专业设置申报材料、报告、批复件;
9.教学质量评价指标体系及评估结果;
10.教学研究杂志、教学改革方案、教学改革资料汇编;
11.教学研究获奖及优秀教学成果奖励评选材料;
12.教学管理文件;
13.院历、教学执行计划、教学任务书、课表;
14.考试安排管理有关资料;
15.调课记录及事故登记、统计;
16.听课情况一览及统计;
17.教学工作量统计;
18.进修教师材料(含成绩);
19.全院学生成绩统计表;
20.每学期在校生人数统计表;
21.自编、主编教材样书;
22.学院教材一览表;
23.自编教材规划;
24.教材预订、审批单;
25.教材库存情况清单;
26.实验室设置、规划、评估材料;
27.实验设备情况;
28.各类实习的优秀总结及毕业论文;
29.教室一览(含面积数、室内设备配备情况等);
30.学生成绩单;
31.教师档案;
32.其他有保存价值的自编资料。
(二)、各系(部)应存留的文件材料
l.专业人才培养方案、教学大纲、实践技能考核方案;
2.教学执行计划;
3.理论、实践课程授课计划;
4.教学管理文件;
5.各种实习实训计划、学生实习实训手册和总结、教师实习实训总结;
6.学生技能培养与技能鉴定材料;
7.毕业生质量跟踪调查材料;
8.听课记录;
9.教学事故登记册;
10.教学研究方面的项目计划及论文发表情况;
11.自编教材规划;
12.教学检查、调查材料及总结;
13.课程建设方案和总结材料;
14.教学方法改革和总结材料;
15.专业设置与改革材料;
16.其他有保存价值自编参考资料。
三、教学文件材料形成和教学档案立卷
各部门应归档的教学文件材料由教学文件材料形成者,按照档案工作规范化的要求,整理组卷,编排页号或件号,填写卷内目录,检查、装订、签字后按时向教学档案室移交。教学档案室负责各部门立卷的业务指导及教学档案质量的检查、验收工作。
教学档案一般按教学年度或学期立卷。每学年的第一学期初两个月内要将上一学年的文件材料汇集、鉴别、整理、立卷。立卷时按学院档案室确定的办法归类,案卷的题名(标题)要确切,能简明地反映卷内文件材料的内容,卷内文件材料要逐件在目录上登记,并逐页编号。每卷厚薄适中,装订牢固。
已立卷的档案要及时上架,按检索序目存放,同时在电脑中进行储存,使查找存取方便。借出档案材料,要经处长批准,办理签借手续,限期归还。对保存的档案,要定期检查,注意防潮、防火、防虫害。
四、教学档案管理
1.教学档案室对接收的教学档案应按全宗进行分类、编目、排列上架。
2.教学档案室应定期做好教学档案的鉴定工作,对保管期限己满的档案,应组织有关专业人员和教学档案人员按照有关规定进行鉴定。凡需销毁的档案,按定期销毁。
3.教学档案室必须做好教学档案统计工作,及时统计教学档案的收进、移出、利用、销毁等各种数据。
4.教学档案室应做好教学档案保护工作,建立库房管理和检查制度,实行专人负责,确保教学档案安全。及时修补残破档案,对字迹褪色的教学档案要及时修复或复制。在定期检查教学档案时,遇有特殊情况,应及时向学院教务处长汇报,及时处理。
5.系(部)资料室由专人负责,按照教学档案室管理规定进行管理。
五、档案的利用与开放
l.教学档案室工作人员应熟悉各类教学档案,了解学院各项工作的需要,加强内外信息的综合开发利用,发挥教学档案的信息功能,起好领导和有关部门的助手和参谋作用,最大限度地满足利用者的需要,提高办学效益和经济效益。
2.利用本院教学档案,均应按规定办理利用手续:
(1)本院工作人员因工作需要可到校档案室查、借阅非保密教学档案;科研档案非本课题(项目)研究人员需经课题(项目)主持人同意,方可查阅。
(2)院工作人员因公并经部门负责人同意查阅秘密档案,须经教务处长和主管院长批准。
(3)查阅、借用教学档案不得丢失、污染、折迭、涂改和转借;对借出教学档案,教学档案室要定期催还,并负责清点、检查教学档案完好情况,发现损坏或丢失,应书面报告教务处长处理。
3.学院教学档案室应加强教学档案编研工作,大力开发教学档案信息资源,根据学院的需要,有计划地对教学档案资料进行研究整理,为学院教学、科研和管理工作服务。
本文解释权归教务处
二○一三年四月